Ubicación y Tipos de Expedientes Académicos del Estudiante
DEWEY no mantiene los Expedientes Educativos de los estudiantes en una oficina central. Éstos se mantienen en las diferentes unidades educativas de DEWEY (departamentos, campus o centros).
El estudiante debe contactar la Oficina de Registraduría para orientación que le ayudará identificar donde debe ir para conseguir su Expediente Educativo.
Los Expedientes Educativos académicos o no académicos de los estudiantes incluyen, entre otros documentos los siguientes:
Expediente Académico:
- Expediente permanente de ejecución académica (e.g. transcripción incluyendo documentos de apoyo) mantenidos por la Oficina de Registraduría, el Consejero Académico, Oficina del Decano y Oficina del Director de Recinto; expedientes de ejecución académica mantenido en la Oficina Académica en cada recinto; expedientes de matrícula de los estudiantes; expedientes del Centro de Desarrollo Empresarial.
Expediente No Académico
Expedientes relacionados a Asistencia Económica; Estudiantes Internacionales; Contabilidad, Centro de Recursos de Aprendizaje; conducta; expedientes de empleo de estudiantes empleados según su estatus estudiantil (e.g. programa estudio-trabajo).
Tipos de Información Excluidos del Expediente Académico del Estudiante
Solamente la información directamente relevante a los procesos educativos de DEWEY, o que sea ofrecida voluntariamente por el estudiante y aceptada por este, será incluida en el Expediente Académico del estudiante.
Específicamente excluidos del Expediente Académico del Estudiante están:
- Información de salud médica y mental que es creada, mantenida o usada por el médico, siquiatra, sicólogo o cualquier otro profesional de la salud relacionado con el tratamiento al estudiante y divulgado exclusivamente a los profesionales ofreciendo el tratamiento. Dicho expediente es estrictamente confidencial y sólo accesible según previsto por las leyes aplicables.
- Notas privadas o apuntes personales mantenidos por una persona en carácter de personal docente, de supervisión, o administrativo para su propio uso y solo accesibles a una persona autorizada por el estudiante.
- Expediente de empleo del estudiante que contiene información que fue acumulada durante su ejecutoria laboral y es relacionada exclusivamente con el empleo y sólo es accesible en relación a su empleo.
- Expedientes de ex-alumnos que contienen información de estos estudiantes que ya no son estudiantes de DEWEY.
- Acceso del Estudiante a sus Expedientes Educativos
Todo estudiante puede examinar su Expediente Educativo, conforme a las restricciones impuestas de tiempo, lugar y manera. El estudiante someterá una petición por escrito para revisar su Expediente Educativo. La petición será concedida cuanto antes, pero no más tarde de cuarenta y cinco días a partir de la fecha del recibo de la petición.
A la hora de la inspección, el estudiante debe presentar identificación y debe examinar los expedientes en presencia de un funcionario designado por DEWEY. En lugar de la inspección y a petición del estudiante, DEWEY podrá proporcionar una copia del expediente educativo solicitado. DEWEY cobrará al estudiante por los costos reales de copiar los expedientes.
DEWEY se reserva el derecho de negar los pedidos de copias de expedientes de mediar restricción(es) administrativa(s) tales como: deudas del estudiante con la Institución o suspensión disciplinaria.
Expedientes Educativos de los Estudiantes No Accesibles a Éstos
Un estudiante no tendrá acceso los siguientes expedientes educativos:
- Información financiera sometida por los padres.
- Cartas confidenciales de recomendación para las cuales el estudiante ha renunciado al derecho del acceso, a condición de que las recomendaciones se utilicen solamente para su propósito previsto (es decir, admisión, empleo, o consideración para cualquier honor). Sin embargo, el estudiante podrá conocer los nombres de toda la gente que hacen las recomendaciones.
- Divulgación de Expedientes Educativos del Estudiante
- Divulgación de Información del Directorio
A su discreción, DEWEY podrá divulgar la Información del Directorio excepto que el estudiante haya solicitado a la Institución restringir esta información.
FERPA considera la Información del Directorio generalmente como una que no es dañina o que no constituye una invasión de privacidad si es divulgada. En cumplimiento con FERPA, DEWEY incluye en dicha información el nombre del estudiante, sus números de teléfono, direcciones, direcciones de correo electrónico, mes y fecha de nacimiento, fechas de estudio en DEWEY, programa de estudio y clase, fecha de graduación, los grados y los honores recibidos en la Institución, participación en actividades oficialmente reconocidas por la Institución, altura y peso de los miembros de equipos atléticos, fotografías e información similar.
La Información del Directorio no puede incluir números de identificación del estudiante, número de Seguro Social, ciudadanía, género, raza, preferencia religiosa, grados, y GPA.
DEWEY no proporciona información del Directorio del Estudiante a terceras personas o vendedores, excepto en circunstancias limitadas, cuando el acceso a la información específica del directorio es necesario para proporcionar un servicio universitario relacionado. En estas situaciones inusuales, DEWEY no divulgará toda la información del directorio del estudiante sino solamente los elementos específicos de la información del directorio que son como mínimo necesarios para proporcionar el servicio universitario-relacionado.
Las oficinas correspondientes de DEWEY repasarán los contratos que implican el uso o el acceso de la Información del Directorio para garantizar su conformidad con esta política y FERPA.
Los estudiantes que se objeten el acceso de la información del directorio, deben someter una notificación escrita a la Oficina de Registraduría. Las formas para este propósito están disponibles de la Oficina de Registraduría y se deben archivar en el plazo de treinta días que siguen al inicio de cada período académico en DEWEY. Para retirar esta objeción, el estudiante debe someter otra notificación escrita a la Oficina de Registraduría.
DEWEY está comprometido a ofrecer a sus estudiantes opciones eficaces referentes al acceso de la información del directorio bajo su custodia.
Acceso de los Funcionarios de DEWEY a los Expedientes Educativos
Se entiende que un funcionario de DEWEY tiene interés educativo legítimo en acezar a un expediente educativo, si la información solicitada es necesaria para que ese funcionario realice una tarea que se relacione con las funciones de trabajo normalmente asignadas a este, o se relacione con la ejecución de un contrato con la Institución.
“Funcionario de DEWEY” incluye la facultad, el personal, un miembro de la Junta de Síndicos, terceras partes que actúan a nombre de DEWEY, e individuos, incluyendo los estudiantes que forman parte de los comités de DEWEY.
La determinación de si existe un interés educativo legítimo, será hecha por el custodio de los expedientes caso a caso.
Acceso a Terceras Personas a los Expedientes Educativos Consentimiento Previo Escrito. DEWEY puede divulgar expedientes educativos de estudiantes con el consentimiento previo escrito de estudiante. Un estudiante puede autorizar el acceso a terceras personas para repasar su expediente educativo, llenando un formulario por escrito y fechado, que autorice la información específica que se divulgará, las razones por la misma y a quien la información debe ser entregada.
Consentimiento Escrito No Necesario. DEWEY podrá divulgar información en las siguientes circunstancias, sin el consentimiento escrito previo del estudiante:
- Para cumplir con una orden judicial o una citación legal. A menos que sea instruido de otra manera por la orden o la citación, DEWEY hará un esfuerzo razonable de notificar por escrito al estudiante, de la orden o la citación antes de la fecha de divulgación de la información solicitada.
- A los padres de un estudiante dependiente, según lo define el Internal Revenue Code. Los padres deben firmar y proporcionar a la Institución, una declaración escrita que confirma que el estudiante es dependiente. La declaración debe ser acompañada por una copia de la planilla de ingresos más reciente de los padres que incluya al estudiante como dependiente.
A las personas u organizaciones que proporcionan Asistencia Económica al estudiante, o que toman decisiones financieras y económicas referentes a elegibilidad, cantidad de asistencia, las condiciones y aplicación o los términos de la Asistencia Económica.
A las organizaciones que conducen estudios para las agencias educativas para:
- Desarrollar, validar, o administrar pruebas diagnósticas.
- Administrar programas de ayuda al estudiante.
- Mejorar la instrucción.
El acceso bajo este párrafo, será permitido solamente si el estudio se conduce de una forma que no permita la identificación personal de estudiantes por terceros, con excepción de los representantes de la organización y si media la garantía que datos que directamente identifiquen a los estudiantes serán destruidos cuando no sean necesarios para el propósito para los cuales fueron recopilados;
A los representantes autorizados del Contador General de los Estados Unidos; Secretaria de Educación; o autoridades educativas estatales o locales, para auditar o evaluar programas educativos financiados por el gobierno federal o estatal o para dar seguimiento a la aplicación de o el cumplimiento con requisitos legales de esos programas.
El acceso bajo este párrafo será permitido solamente si la información se protege de una forma que no permite la identificación de los estudiantes por terceros con excepción de los representantes de la organización y si media la garantía de datos que directamente identifiquen a los estudiantes serán destruidos cuando no sean necesarios para el propósito para los cuales fueron recopilados por:
- Agencias u organizaciones acreditadoras de DEWEY.
- Personal de salud o seguridad en caso de una emergencia.
- Víctimas de crímenes de violencia o de delitos sexuales referentes a los resultados de procedimientos disciplinarios sobre esos incidentes.
- Personas según lo permitido por la Notificación a los Padres de DEWEY de las violaciones disciplinarias que implican el uso o la posesión de alcohol o de sustancias controladas.
- Personas en otras circunstancias, según los requisitos de ley.
Los expedientes educativos serán divulgados solamente a terceras personas si son instruidas a no divulgar la información a otros sin el consentimiento previo escrito del estudiante o según lo permitido por la ley.
Supervisar y Usar los Expedientes Educativos del Estudiante
Cada oficina de DEWEY debe mantener una lista de todos los individuos u organizaciones que han obtenido acceso al Expediente Educativo de algún estudiante. La lista debe contener el interés legítimo que cada persona u organización tenía al obtener la información. Esta lista conocida como “Record del Acceso” se considera parte del Expediente Educativo del estudiante.
El Record del Acceso no es necesario cuando el estudiante aceza a su expediente, cuando medie una autorización escrita del estudiante funcionarios de DEWEY, cuando se trate de información del Directorio, o en respuesta a una citación u orden judicial especificando que la existencia o el contenido de tales documentos no pueden ser revelados.
Derecho del Estudiante a Impugnar Información Contenida en su Expediente Educativo
Resolución Informal
Si un estudiante demuestra que su Expediente Educativo es inexacto, engañoso o en cualquier forma viola a su derecho de intimidad, el estudiante podrá solicitar por escrito cambios a su expediente. La petición se debe hacer directamente al custodio del expediente. Cualquier desacuerdo se debe resolver informalmente, si es posible, y dentro de un período razonable.
Resolución Formal
Si se niega la petición, el estudiante podrá someter una petición escrita dentro de 30 días a la Oficina de Registraduría de DEWEY. El Registrador designará un comité evaluativo para evaluar la queja. El comité proporcionará al estudiante una oportunidad completa y justa de presentar evidencia. El estudiante podrá ser asistido o ser representado por una o más personas de su selección, incluyendo abogado. Después de que el comité termine el procedimiento y tome su decisión, rendirá la misma por escrito y la notificará a los partes correspondientes para su implementación.
Declaración Explicativa
Si el estudiante no está de acuerdo, con el resultado, tendrá el derecho a que se incluya una declaración explicativa en su Expediente Educativo exponiendo su posición sobre la in-formación en conflicto o cualquier razón para su desacuerdo con la decisión Institucional de no corregir o de no enmendar el expediente. Tal declaración se convertirá en parte del expediente educativo del estudiante.
Inactividad de los Expedientes Educativos de los Estudiantes
Después de 5 años de la fecha de graduación del estudiante o de la última fecha en que el estudiante fue matriculado en DEWEY, la Institución podrá destruir el Expediente Educativo del estudiante. Las excepciones incluyen, pero no se limitan, a lo siguiente:
- Expedientes permanentes de la ejecución académica, incluyendo documentos de apoyo.
- Expedientes financieros necesarios, cuando una obligación financiera a la Institución está presente.
- Expedientes disciplinarios que implican una anotación permanente al expediente del estudiante.
Cumplimiento con Leyes Federales y Locales
Esta política proporciona un marco general para el cumplimiento de DEWEY con FERPA. La política no cubre todos los aspectos y excepciones bajo FERPA y otras leyes. A menos que esté provisto específicamente en la política, DEWEY no se propone ofrecer más protección que la ofrecida por FERPA. Cualquier ambigüedad en este documento, será resuelto a favor de una interpretación que permita que DEWEY actué conforme con legislación aplicable y de manera consistente con sus políticas.
Cumplimiento de Política
La Oficina de Registraduría de DEWEY es responsable de:
- Supervisar la implementación de la política de Confidencialidad del Expediente Educativo del Estudiante, incluyendo establecer procesos necesarios para facilitar la implementación de esta política.
- Colaborar con la Oficina de Gerencia de los Sistemas de Información en el desarrollo y la implementación de apoyo tecnológico.
- Interpretar la política, resolver disputas y contestar preguntas cuando estas surjan.
- Actualizar la política con revisiones necesarias y recomendar revisiones a la Oficina del Presidente.
- Supervisar la orientación sobre la política a la comunidad.
Cada Registrador también se asegurará de que los estudiantes son notificados anualmente de sus derechos bajo FERPA mediante la publicación de tal aviso de derechos en el Manual del Estudiante, en catálogos, y otros medios apropiados.