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Política del Uso del Número del Seguro Social

Según la Ley Número 186 del 1 de septiembre de 2006, aprobada por Estado Libre Asociado de Puerto Rico, la Institución no mostrará ni exhibirá ningún número de Seguro Social (SSN) con el propósito de identificar cualquier estudiante en cualquier lugar ni se incluirá en algún medio visible al público en general.

Esta disposición no se aplicará con respecto al uso del SSN en casos en los cuales éste sea requerido o autorizado por el estudiante, sus padres o por cualquier ley o regulación federal, para los propósitos internos de la verificación de la identidad, de la validación de la identidad, para empleo, para asistencia económica, ello sujeto a las garantías de confidencialidad de la Institución.

Dewey University reconoce la importancia de establecer una directriz específica a su facultad y personal para la protección y el uso del SSN del estudiante.  Esta política concientiza sobre la naturaleza confidencial, protegida del SSN.  Además, reduce el uso del SSN del estudiante para los propósitos de identificación y aumenta la confianza del estudiante en relación al manejo de su SSN.

DEWEY está comprometido en asegurar privacidad y manejo correcto de la información confidencial que recoge y mantiene de la facultad, del personal y de estudiantes, incluyendo el SSN además del cumplimiento con los informes requeridos por el gobierno federal y estatal sobre el tema.

Es la política de DEWEY proteger la privacidad del SSN del estudiante y poner restricciones apropiadas en su uso durante el proceso de admisión, los procesos de asistencia económica, procesos de facturación y procesos de matrícula.  La toma, uso, y difusión del Número de Seguro Social del estudiante o de cualquier parte de éste, para otros propósitos son fuertemente censurados.

Esta política bosqueja el uso aceptable del SSN del estudiante; los límites para su uso institucional y establece los procedimientos para asegurar que los empleados y los estudiantes de DEWEY estén informados de y cumplan con la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de 1974 (Family Educational Rights and Privacy Act – FERPA), y otros leyes y regulaciones aplicables del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

DEWEY considera el SSN o cualquier información relacionado directamente a éste, de ser “información personalmente identificable” bajo la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de 1974 (Family Educational Rights and Privacy Act – FERPA).
Ninguna parte del SSN de un estudiante puede ser exhibida o ser divulgada al público vía correo electrónico a grupos de estudiantes, listas de estudiantes, o en los tablones de anuncios, etc.
El SSN del estudiante podrá formar parte del proceso de la solicitud de admisión y ser requerido por la Oficina de Registraduría de DEWEY.

El SSN del estudiante también se requiere generalmente para ciertos informes re-queridos por el gobierno y como parte de la solicitud para asistencia económica, facturación y empleo. El riesgo del acceso desautorizado de SSN del estudiante aumenta con cada copia electrónica o de papel adicional del SSN.  Cada director de departamento es responsable de asegurarse de que el número y el alcance de depósitos físicos y electrónicos de SSN sean mantenidos al mínimo necesario.

DEWEY reconoce la importancia que establece la orientación específica a su facultad y personal para la protección y el uso del Número de Seguro Social (SSN) del estudiante.  Esta política tiene el propósito de ampliar el conocimiento sobre la naturaleza confidencial y protegida de SSN del estudiante.

Además, reduce la dependencia en el uso del SSN del estudiante para propósitos de identificación y aumenta la confianza del estudiante en cuanto al manejo de su SSN.

Requisitos Generales

Estos requisitos aplican a expedientes escritos y electrónicos:

  • Autorización. Solamente personas con una “necesidad de saber” serán autorizados a tener acceso al SSN del estudiante.  Estas personas recibirán adiestramiento apropiado relacionado a la privacidad y firmarán una declaración de confidencialidad antes de recibir el SSN del estudiante.
  • Manejo y Almacenaje de Documentos. Los documentos que contienen SSN del estudiante no deben ser distribuidos a o ser vistos por individuos no autorizados.  Tales documentos deben ser almacenados en archivos y localizaciones seguras.  En áreas de mucho tráfico, tales documentos no deben ser expuestos sobre los escritorios u otras áreas visibles.
  • Disposición. El SSN de los estudiantes almacenados en papel o formatos electrónicos deben ser destruidos (triturando los papeles, limpiando archivos electrónicos, etc.) antes de su disposición.
  • Expedientes Actuales y Futuros. DEWEY insertará en todos los expedientes educativos de los estudiantes en los sistemas de información (OHRM; MAS90; y Sistemas KG) nuevos identificadores primarios.  Hasta que estos números estén disponibles, es aceptable utilizar los últimos cuatro dígitos del SSN del estudiante como identificador secundario.
  • Expedientes Históricos.  Se entiende por Expedientes Históricos aquellos documentos archivados físicamente o en la base de datos que contienen el SSN de estudiantes.  Dichos expedientes históricos no podrán ser alterados.  Todos los expedientes y archivos que contienen los datos del SSN del estudiante deben ser considerados información sensitiva y se deben manejar y almacenar correctamente.
  • Relevo a Terceros Aceptable.  DEWEY puede hacer disponible el SSN de un estudiante a terceros según permitido por la ley, cuando la autorización es concedida por el estudiante, cuando el asesor legal ha aprobado el relevo, mediante citaciones, cuando los terceros autorizados están actuando como agentes de DEWEY y cuando la seguridad apropiada es garantizada por  acuerdo, como en los casos de: instituciones financieras que proporcionan préstamos de estudiante u otros servicios financieros a los estudiantes, y entidades designadas por el estudiante para recibir una transcripción académica del estudiante.

Requisitos para Data Electrónica

Datos de SSN incluyen cualquier integración o recolección del SSN del estudiante de DEWEY almacenado, procesado o transmitido en un formato electrónico.  Ejemplos de éstos incluyen: bases de datos de la Institución, bases de datos pequeñas; tales como Acceso MS (Access MS), Páginas Web, correo electrónico (E-mail), incluyendo las hojas de trabajo, tablas y listas en documentos procesados con Word (procesamiento de textos).

Transmisión del SSN del / la Estudiante por Correo Electrónico (E-Mail), Protocolo de Transferencia de Archivos (FTP), Mensajería Inmediata, Etc.  Los datos de SSN no se pueden transmitir por correo electrónico, FTP, o mensajería inmediata a terceros fuera de DEWEY sin controles apropiados de seguridad.  Generalmente, tales controles incluyen el cifrado o codificación y la autentificación de los recipientes, tal como protección de contraseña de archivos.  Deben tomarse precauciones para asegurarse de que los correos electrónicos sean enviados solamente a los recipientes previstos.

SSN del Estudiante Enviado por Facsímil (Fax).  El SSN de un estudiante no se puede enviar por facsímil, excepto según requerido por ley o como parte de un proceso administrativo esencial, tales como: asistencia económica, divulgación de impuestos y transcripciones académicas.  En tales casos, controles razonables y apropiados de seguridad se deben establecer y mantener para proteger la confidencialidad; verificando números de facsímil; hojas de cubierta; marcando documentos como confidenciales e incluyendo el número de teléfono del remitente.

Almacenaje de Data del SSN del Estudiante.  Las bases de datos y los sistemas de datos del estudiante de DEWEY no podrán almacenar o mantener el SSN del estudiante, excepto según requerido por el gobierno para informes u otros propósitos institucionales específicos.  Los Directores de departamento serán responsable de:

  • Mantener un inventario actualizado de la base de datos o sistemas de datos de SSN.
  • Minimizar el uso del SSN incluyendo el uso de sustitutos, tales como: uso parcial del SSN y el número de identificación de Dewey University.
  • Documentar controles de seguridad y reducción de riesgos.

Investigación Académica con Data que Contenga el SSN. Bases de datos de investigación que incluyen el SSN del estudiante como un elemento de dicha base de datos, debe ser divulgado por el investigador al Comité Examinador Institucional correspondiente. Los  investigadores serán responsable de:

  • Mantener un inventario actualizado de la base de datos o sistemas de datos de SSN.
  • Minimizar el uso del SSN incluyendo el uso de sustitutos, tales como: uso parcial del SSN y el número de identificación de Dewey University.
  • Documentar controles de seguridad y reducción de riesgos.